20 conseils pour optimiser son budget en restauration collective
Optimiser son budget en restauration collective est un impératif que de nombreux gestionnaires d’établissements se fixent. En effet, que vous ayez la responsabilité d’une cantine scolaire, d’un restaurant d’EHPAD ou d’un hôpital, la bonne gestion des deniers publics, ainsi que la prudence en temps de crise rendent la gestion de votre budget primordiale.
Or, si vous lisez cet article, c’est sans doute que vous faites partie des nombreux établissements français qui ont choisi de garder la gestion de leur restauration en interne. Et pour vous, définir un budget annuel est un exercice périlleux, surtout en temps d’inflation alimentaire !
Voici une liste de 20 conseils pratiques pour tout gestionnaire de cantine scolaire ou de restauration collective soucieux de bien gérer son budget.
- Analysez vos coûts sur l’année écoulée
Avant de construire votre budget pour le prochain exercice, pensez à auditer et analyser votre dernière année d’activité.
- Quels sont les postes sur lesquels les budgets ont été tenus, et ceux sur lesquels vous avez dépensé plus que prévu. Et pourquoi?
- Quels sont les postes de dépenses que vous auriez pu optimiser ?
- Avez-vous eu des imprévus qui ont bouleversé l’organisation du travail ?
- Dans quelle mesure pouvez-vous anticiper les changements liés aux ressources humaines ou aux fluctuations des marchés ?
- Établissez un budget clair pour l’année à venir
Soyez précis et incluez tous les postes qui comptent : fournitures alimentaires, personnel, équipement, maintenance ou encore formation. Prenez en compte les coûts fixes mais aussi variables.
Vos objectifs de coûts doivent tenir compte des taux d’inflation plus ou moins prévisibles en matière de fournitures alimentaires. Le planning des menus occupant une place importante dans votre stratégie financière, il sera important de travailler avec le chef de cuisine pour profiter de sa connaissance terrain et vous assurer que votre stratégie financière ne se fera pas au détriment des objectifs gouvernementaux, notamment EGalim et GEMRCN.
- Élaborez vos menus en amont afin d’établir un budget prévisionnel annuel
L’anticipation budgétaire devrait inclure celle des menus. S’il est vrai que le GEM-RCN oblige les chefs à réfléchir leurs plans alimentaires sur le temps moyen, la mise en place d’une stratégie financière à l’échelle de l’établissement vous encourage à réfléchir vos menus à l’année afin de mieux piloter vos achats.
- Anticipez vos besoins et faites des achats groupés sur les aliments non périssables et les fournitures
Avec un planning mensuel et annuel, et si vous avez correctement dimensionné vos besoins en tenant compte des périodes de fermeture pour vacances scolaires, vous devriez pouvoir évaluer vos besoins de manière relativement précise en matière de fournitures non périssables.
Commander des volumes importants devrait vous permettre de réaliser des économies substantielles. Cela s’avèrera d’autant plus stratégique sur des produits susceptibles de voir leur prix augmenter durant l’année.
- Utilisez des ingrédients locaux et de saison pour minimiser les coûts et maximiser la fraîcheur des aliments
En plus de répondre à la politique gouvernementale en la matière, le recours aux produits de saison permet de réaliser des économies liées au stockage et au transport. Cuisiner des aliments frais peut demander un peu plus de temps et donc représenter un surcoût en production, mais l’organisation et la compétence des cuisiniers permettra de garder la maîtrise des dépenses RH.
Encouragez également l’utilisation de produits locaux pour réduire les coûts de transport : en tant que gestionnaire d’une cantine ou d’un restaurant public, vous occupez un rôle important dans le fonctionnement de l’économie locale et française. Au-delà de cet enjeu citoyen, acheter local élimine des dépenses liées au transport ou à la conservation.
- Évitez les aliments préparés, transformés et emballés
Le gain de temps est parfois l’ennemi du budget, et mettre la main à la patte peut s’avérer gagnant. En plus de servir des plats de meilleure qualité, car cuisinés avec des ingrédients frais, vous pourrez éviter des dépenses non essentielles.
- Sensibilisez les convives au gaspillage
C’est particulièrement valable dans les écoles, ou tous les enfants ne bénéficient pas du même degré de sensibilisation aux bonnes pratiques alimentaires et nutritionnelles. Les petits ont parfois besoin qu’on calme leurs ardeurs ! Les personnes âgées peuvent également avoir du mal à mesurer leur appétit, ainsi que l’apport des plats qui leur sont servis. La pédagogie peut s’avérer très utile dans ces différents cas.
- Repensez les options de menu pour éviter les coûts inutiles et les gaspillages
Le multi choix est souvent mal utilisé dans les cantines scolaires : en donnant le choix entre des crudités et de la charcuterie, vous risquez d’orienter le choix des enfants en fonction de produits trop riches. Bien que répondant aux exigences de la Loi, cette pratique ne correspond pas vraiment à l’objectif d’une alimentation plus équilibrée, et elle peut favoriser la production de déchets d’aliments non consommés.
À l’inverse, proposer un choix de deux poissons différents le même jour n’est pas contraire à la loi, et permet d’être cohérent avec ses objectifs, de limiter les pertes et parfois aussi de rationaliser la planification et la production des menus.
- Utilisez un outil de gestion des achats de fournitures alimentaire et non alimentaires
Un outil comme Opti@pro reste la solution idéale pour optimiser ses achats et réaliser des économies sur le long terme. Couplé à une stratégie d’achat en amont, c’est la meilleure option pour anticiper et gérer ses besoins en fournitures alimentaires et non alimentaires.
- Évaluez régulièrement vos coûts
N’attendez pas la fin de l’année pour contrôler vos coûts. Gardez un œil sur vos objectifs, et comparez les dépenses prévisionnelles et réelles. Vous pouvez également réaliser des inventaires intermédiaires ou modifier vos plans alimentaires en fonction de l’évolution des cours des denrées alimentaires. S’il est important de commander les denrées non périssables en grande quantité, il peut à l’inverse être plus malin de s’adapter à la conjoncture pour les produits à DLC limitée.
- Lancez des consultations, même en dessous du seuil légal
De nombreux établissements évitent la mise en concurrence en dessous des 40.000 euros d’achats. Certains acheteurs publics y voient une économie de temps, et parfois c’est aussi leur formation technique et juridique qui fait défaut. Pourtant, même en dessous du seuil minimal, lancer une consultation apporte de nombreux bénéfices à l’acheteur public, notamment en matière de pilotage budgétaire.
- Faites des prévisions au plus proche de la demande
La solution Ma cantine vous permet de tester la prévision du nombre de convives, souvent complexe en restauration collective. Vous avez jusqu’au 1er Juillet 2023 pour vous inscrire au programme !
- Formez le personnel à la gestion des portions
Un cuisinier doit maîtriser les quantités qu’il prépare et qu’il sert. L’âge des convives est évidemment une variable à prendre en compte, et le GEMRCN est là pour vous aider en cas de doutes.
- Évaluez votre portefeuille d’achats
Très prisé des acheteurs en industrie, la matrice de Kraljic n’en est pas moins un outil intéressant pour les établissements de restauration collective qui souhaitent se doter d’une analyse plus poussée sur leurs risques d’approvisionnement et leur stratégie d’achat en général.
- Évaluez régulièrement les fournisseurs et lancez de nouvelles consultations
Une relation saine avec un prestataire passe par le respect des engagements pris. Assurez-vous de bien comprendre les tenants et aboutissants de la collaboration, et suivez dans le temps la bonne exécution des règles établies.
Comme indiqué plus haut, lancer des consultations est une mesure efficace pour garder la maîtrise de son budget. La multi attribution y contribue également.
- Utilisez des outils de gestion de la production alimentaire
La maîtrise des grammages est également un incontournable de la gestion financière efficace. Si les chefs expérimentés ont souvent le compas dans l’œil, un peu d’humilité ne peut pas faire de mal. Surtout, les quantités importantes de convives servis en restauration collective peuvent vite démultiplier les pertes financières en cas de surdosage.
- Veillez à la précision des fiches techniques pour contrôler votre coût portion
La fiche technique est un outil indispensable pour maîtriser ses coûts de production. Nous vous en proposons un modèle en téléchargement ici.
- Pesez vos déchets et ajustez les fiches techniques en fonction des résultats
Une quantité élevée de déchets entraîne une réduction des grammages par portion. Ici encore, le diable est dans les détails, et les chefs expérimentés savent que la gestion des déchets permet aussi de travailler sur ses coûts.
- Le groupement de commandes : une solution anti-inflation ?
Le groupement de commandes – ou groupement d’achats – peut s’avérer très stratégique pour les établissements de la restauration collective qui souhaitent réduire les tarifs aux achats. Consultez notre article sur le sujet.
- Faites appel à un AMO pour améliorer votre stratégie d’achats
Vous souhaitez vous doter d’un œil expert en matière de stratégie d’achats ? OptiMarché est le spécialiste de l’assistance à maîtrise d’ouvrage en restauration collective.
