Comment choisir son logiciel de restauration collective
Comment choisir son logiciel de restauration collective? La chose n’est pas toujours simple. En effet, les enjeux en restauration collective sont de plus en plus complexes à maîtriser. Entre maîtrise du budget, gestion du temps, poursuite des objectifs gouvernementaux en matière d’alimentation et autres conflits géopolitiques qui impactent leur activités, les gestionnaires d’établissements de restauration collective se retrouvent à devoir gérer un quotidien plus que compliqué !
Gestion de stock, approvisionnement, inventaires, conception de menus, reporting etc. Pour mener à bien toutes missions en simultané, il devient souvent inévitable de s’équiper d’un logiciel de restauration collective. Il est cependant capital de bien réfléchir avant de faire son choix. Nous essaierons ici de vous orienter au mieux dans votre réflexion.
Définir son besoin
Partir du quotidien pour identifier les besoins
Cantines scolaires, EHPAD, maisons de retraite, mairie, groupement d’achat… Quelle que soit la nature de votre organisation, vous êtes consacré au quotidien à de nombreux défis concernant la gestion de la restauration collective.
De la même manière, que vous soyez gestionnaire, chef cuisinier ou décideur politique, ce ne sont pas les challenges qui manquent au quotidien.
Aussi, quand vous vous pencherez sur la question d’une solution de gestion de la restauration collective, il vous faudra trouver un point de départ. Et ce point de départ, c’est votre quotidien, ou celui de vos équipes. En effet, comme nous allons le voir tout au long de cet article, les solutions de restauration collective peuvent remplir un nombre de fonctionnalités important, vous soulageant au quotidien dans de nombreux domaines. En parallèle, une réflexion trop rapide sur vos besoins pourrait vous amener à un choix largement préjudiciable pour votre organisation, tant en termes de coûts que d’efficacité au quotidien.
Notre premier conseil est donc de commencer par bien comprendre les objectifs et fonctionnements de votre organisation au quotidien. Ici, vous voudrez comprendre comment les choses se passent sur le terrain. Pour cela, n’hésitez pas à interroger vos collaborateurs sur leurs méthodes de travail, les difficultés rencontrées, les axes d’amélioration déjà identifiés par toutes les parties prenantes.
Établir un cahier des charges
L’intégration d’un nouvel outil informatique devrait toujours faire l’objet d’un tel travail. S’il existe sur le web de nombreux modèles de cahiers de charges, plus ou moins élaborés, vous pouvez également créer le vôtre. Le plus important est de lister l’ensemble des besoins et des attentes de vos collaborateurs.
Ces points devront trouver des réponses à travers les fonctionnalités de l’outil que vous choisirez. Dans le cas où les attentes sont nombreuses et qu’aucun outil sur le marché ne répond à toutes, il vous faudra peut-être affecter un score d’importance à chaque fonctionnalité, et finalement arbitrer pour le logiciel qui apporte la réponse la plus complète.
Les principales fonctionnalités d’un logiciel de restauration collective
Les fonctionnalités achats
C’est peut-être l’espace sur lequel vous ou vos équipes passerez le plus de temps. Celui-ci vous permet en effet de passer les commandes en parcourant les catalogues produits à disposition. Sur ce point, et nous y reviendrons plus bas, il est fondamental de noter que tous les prestataires n’intègrent pas les catalogues produits dans le logiciel par défaut. Soyez vigilant, car le travail de saisie pour vous peut s’avérer considérable dans le cas où vous optez pour un logiciel “vide”.
En cas de mise en concurrence à travers un appel d’offres, vous souhaitez bien-sûr opter pour l’outil apportant l’expérience utilisateur la plus simple et la plus complète. Bénéficier des meilleures offres, tant en termes de prix que de choix de produits, est en effet fondamental dans l’atteinte de vos objectifs de restauration.
Livraisons, stocks et inventaires
Un logiciel de restauration collective digne de ce nom doit aussi vous permettre de créer des feuilles de consommations, ainsi que de réaliser vos inventaires et le suivi de vos stocks. Les chefs doivent donc pouvoir effectuer les manipulations les plus simples pour maintenir un système à jour sans alourdir leur quotidien déjà chargé.
Suivi des objectifs EGalim, bio, achats locaux etc.
Notre époque porte une grande attention à la qualité nutritionnelle comme à la protection environnementale. Vous attendrez ainsi peut-être de votre nouveau logiciel de restauration collective qu’il vous aide à calculer les fréquences du GERMCN, à suivre les quotas imposés par la loi EGalim ou encore à proposer des menus végétariens. Certains logiciels permettent également de suivre les statistiques relatives au gaspillage alimentaire afin de pouvoir y remédier.
Rappelons que la loi EGalim impose depuis le 2 janvier 2022 à chaque cuisine de restauration collective à intégrer des rations de produits durables calculés en valeur d’achat. Ces exigences, bien qu’apportant de l’équilibre à l’alimentation, compliquent la conception des menus dans le respect d’un plan alimentaire. Il existe en effet plusieurs critères qui entrent en jeu tels les grammages, notamment des fruits et légumes. Se faire assister par un logiciel offre un gain de temps tout en facilitant l’exécution de ces tâches.
La conception de menus
Il est donc de plus en plus complexe pour les chefs d’établir leurs menus. Ici, la capacité de l’outil à fournir des statistiques fiables sur vos niveaux de consommations est fondamentale. Bio, local, allergène, labels, nombreux sont les points qui peuvent faire l’objet d’un contrôle accru par vos soins.
La gestion des coûts est bien évidemment omniprésente dans cette gestion quotidienne. Il sera donc important d’opter pour un logiciel qui vous permet de visualiser rapidement les informations clés dont vous avez besoin au quotidien.
Tableau de bord et autres outils de pilotage
C’est pourquoi il sera important de bénéficier dans votre interface de tableaux de bord fiables et facilement lisibles. Nous avons déjà cité un certain nombre de contraintes propres à l’exercice moderne de la restauration (part de bio, de local etc.), mais d’autres facteurs peuvent entrer en jeu si vous êtes un gestionnaire d’établissements.
Par exemple, si vous gérez différents sites, vous souhaiterez peut-être pouvoir disposer de tableaux de bord comparatifs de vos différents sites en simultanés, ou avoir des chiffres consolidés pour l’ensemble des sites concernés. Même problématique pour les groupements qui ont parfois du mal à collecter et harmoniser les données de différents établissements. Dans votre cas, la puissance du logiciel devra aussi se traduire par un affichage ergonomique et simplifié des données cruciales dont vous avez besoin.
Communication interne
Plus l’organisation dans laquelle vous évoluez est complexe, et plus les moyens de communication internes doivent permettre de faire sauter les barrières entre services ou entre sites.
En étudiant la proposition d’un prestataire, demandez-vous, et surtout demandez-lui comment la collaboration se traduit dans la réalité, comment sont gérés les droits d’utilisation, qui peut avoir accès à quelle information etc. Vous souhaiterez peut-être que le logiciel s’adapte à une réalité structurelle propre à votre organisation.
Communication avec les fournisseurs
C’est également un enjeu de taille. Ne pas se perdre dans l’utilisation de multiples plateformes de communication, savoir ou trouver l’information, accéder directement au bon interlocuteur etc. Autant de raisons qui peuvent vous pousser à demander un système de messagerie qui tienne compte de l’importance des relations commerciales que vous entretenez avec vos fournisseurs.
Ergonomie et facilité d’utilisation
Il va de soi qu’un logiciel est fait pour être utilisé ! La puissance de l’outil ne doit pas se traduire par une complexité dans son utilisation ou un manque d’ergonomie pour les utilisateurs.
Lors de la démonstration de l’outil, n’hésitez pas à vous projeter dans son utilisation. Incluez vos collaborateurs opérationnels. Il est fondamental que les équipes adoptent l’outil, et pour cela, elles doivent avoir le sentiment qu’elles s’y habitueront que ce dernier améliorera leur quotidien.
Combien coûte un logiciel de restauration collective?
Le prix des solutions sur le marché est variable. Il faut aussi bien comprendre que pour évaluer la dépense à venir, il y a d’autres paramètres que le prix de la solution à prendre en compte, comme par exemple le temps que vous risquez de passer à renseigner les catalogues produits dans votre logiciel.
C’est pourquoi OptiMarché a pris deux mesures phares: la première est d’avoir créé tous les catalogues produits dans la solution, pour vous épargner ce travail de saisie chronophage. Ces catalogues sont constamment mis à jour par nos équipes.
Autre engagement majeur, que nous avons pris, celui d’opérer un prix symbolique de 50 euros par licence annuelle auprès des opérateurs de cuisines collectives. Si vous comptez les économies réalisées sur vos achats en passant par la solution OptiMarché, on pourrait même dire que la solution vous fait économiser de l’argent plus qu’elle ne vous en coûte !
