Inventaire en restauration collective: le guide des bonnes pratiques
L’inventaire est une pratique fondamentale de tout établissement de restauration collective. Il participe à la bonne gestion de son service comme de son budget, et constitue un outil de contrôle du stock réel par rapport au stock théorique issu de la saisie informatique.
L’inventaire est une étape obligatoire dans la gestion du stock. Il permet notamment d’évaluer les quantités relatives aux:
- Marchandises reçues en économat.
- Marchandises consommées par la cuisine.
- Marchandises en stocks.
C’est un exercice indispensable pour prévenir tout acte préjudicieux tel que perte, vol, rupture, ou tout simplement mauvaise gestion des achats.
Loin de concerner uniquement les denrées alimentaires, l’inventaire est aussi réalisé pour le matériel (linge, couverts, mobilier, équipements de cuisine etc.).
Pourquoi faire un inventaire en restauration ?
L’inventaire est à la fois une obligation légale et une pratique vertueuse. Mais contrairement à ce qu’on pourrait croire, sa portée ne se limite pas à compter les produits manquants.
C’est un outil indispensable dans la valorisation des marchandises. Il est donc primordial de le maîtriser pour pouvoir gérer efficacement son budget annuel.
Par ailleurs, la restauration collective étant sujette à de nombreuses obligations liées à la loi ainsi qu’à bon nombre d’aléas, comme les évolutions de prix, tout gestionnaire se doit de mettre en place des pratiques destinées à garder la maîtrise de son activité. De l’équilibre nutritionnel des repas au respect du budget, toutes les raisons sont bonnes pour contrôler minutieusement ses stocks.
10 conseils pratiques pour faire un inventaire en restauration collective
1. Réaliser un inventaire régulier
S’il est conseillé de réaliser au moins un inventaire par an – c’est même obligatoire pour procéder à la clôture de l’exercice – il est fortement conseillé de le faire plus souvent.
La restauration collective pouvant traiter de grands volumes, l’exercice peut se révéler chronophage. Cependant, une pratique régulière instaure des automatismes et permet souvent une exécution plus rapide.
En période de fortes fluctuations des prix d’achats, augmenter la fréquence de l’inventaire peut permettre d’améliorer le pilotage des coûts.
2. Mettre en place un système unique
Il est plus simple de suivre l’évolution de vos pratiques si les pratiques et les résultats sont comparables d’un inventaire à l’autre.
C’est d’ailleurs le meilleur moyen de déterminer des indicateurs de pilotage et de mesurer ses progrès.
Par ailleurs, pour un groupement d’établissements, il est préférable d’avoir des données mises en forme en amont pour que les différents sites puissent être comparés dans leurs pratiques et leurs fonctionnements budgétaires.
3. Planifier, préparer, communiquer
Pour que l’exercice se passe dans les meilleures conditions, anticipez tout son déroulement !
- Faites connaître la date de réalisation de l’inventaire.
- Constituez l’équipe à l’avance.
- Établissez une procédure à l’avance, et lisez-la en équipe pour que chacun s’en imprègne et pose les questions qui lui viennent à l’esprit.
- Un brief réalisé quelques temps avant l’inventaire permet aussi de sensibiliser les équipes à l’importance du rangement: ce sont les petits gestes du quotidien qui font qu’on va plus vite le jour J.
- Si vous utilisez une surface importante et de nombreux produits, vous pouvez étiqueter et zoner votre stock afin de gagner en rapidité.
- Préparez les équipements nécessaires, et éventuellement faites le plein de fournitures (scotch, ciseaux etc.).
4. Effectuer des contrôles ciblés
Tout n’a pas besoin d’être constamment surveillé, mais si vous utilisez des denrées périssables, ou bien des produits coûteux, il est important d’instaurer des mini contrôles fréquents de ces produits spécifiquement.
5. Rester en veille sur les fluctuations de prix
Les phénomènes d’inflation peuvent vous compliquer la vie ! Il n’est pas toujours simple de suivre un budget avec des prix qui changent d’une semaine à l’autre… Alors, sur les denrées non périssables, il faut parfois profiter d’opportunités, ou augmenter les volumes avant que les prix flambent.
6. Utilisation des fiches techniques
Une des raisons les plus fréquentes au surstockage et aux ruptures est un mauvais calcul des quantités nécessaires. Un chef de cuisine – à fortiori de cuisine collective ou les volumes sont importants ! – doit utiliser des fiches techniques et piloter ses achats en fonction de ses besoins.
7. Le double comptage
C’est un peu double peine, mais il faut peut-être en passer par là, surtout si vous ne faites qu’un inventaire à l’année !
Autre pratique du même ressort, allier un comptage manuel aux stocks virtuels que votre logiciel indique.
8. Interprétez et analysez les résultats
Ne vous contentez pas d’un comptage bête et méchant. Si l’inventaire permet d’identifier des écarts de stocks, c’est aussi un outil de pilotage d’activité indispensable.
Il existe en effet de nombreux indicateurs pertinents, comme le taux de rotation des stocks, qui permet de savoir si vous stockez trop ou pas assez. Citons également la valorisation du stock avec des achats maîtrisés, qui peut s’avérer très stratégique dans des situations de fluctuations importantes de prix.
Eh oui, l’inventaire ne doit pas être une simple corvée dont on se débarrasse: utilisez-le pour améliorer vos pratiques de gestion et optimiser votre budget.
9. La réunion bilan
Que vous gériez une cantine scolaire, un restaurant d’EHPAD, de crèche ou de maison de retraite, vous gagnerez toujours à ce que vos équipes soient impliquées. L’inventaire est un exercice qui révèle au grand jour des pratiques de l’établissement, qu’elles soient bonnes ou mauvaises.
Les écarts de stocks sont-ils importants ? Surprenants ? À quoi sont-ils liés ? Y a t-il gaspillage ? Aurait-on pû aller plus vite, si l’activité du quotidien était mieux gérée.
Si vous êtes chef, ne vous dédouannez pas: c’est votre responsabilité d’impliquer vos équipes et d’instaurer un processus d’amélioration continue.
10. Solution web dédiée à la gestion de la restauration collective
Bien-sûr, à un certain point, l’informatique est d’une aide précieuse. Si Excel est déjà une belle avancée pour un petit restaurant qui fonctionne encore avec le papier, un établissement scolaire, ou tout autre restaurant qui sert un nombre important de convives doit se demander si son système d’information est vraiment optimisé.
La solution Opti@Pro que nous développons permet de poursuivre en ligne l’intégralité des phases opérationnelles de gestion de vos achats : de la commande à la livraison, en passant par le suivi de budget, les bons de sortie, la maîtrise de vos stocks et… les inventaires !
Cet article vous en dit plus sur les bénéfices à attendre d’une telle solution.
Assistance à maîtrise d’ouvrage en restauration collective
Si vous avez l’impression de prendre l’eau, que vos équipes manquent d’organisation, ou tout simplement si le respect de vos budgets vous semble être devenu impossible, il est peut-être temps de faire appel à un prestataire externe.
La stratégie d’achat en restauration collective est un exercice complexe: si vous en ressentez le besoin, faites-vous accompagner par des experts du domaine !
