Pourquoi utiliser un logiciel de restauration collective
Pourquoi utiliser un logiciel de restauration collective ? Il s’agit là d’une question pertinente, notamment face aux nombreux enjeux et paramètres à prendre en compte dans le secteur. En effet, la bonne gestion d’un restaurant n’est pas le seul facteur incitant à opter pour un logiciel.
De nombreuses tâches administratives, l’application de la loi EGalim ainsi que de la méthode HACCP mais aussi les appels d’offres, l’élaboration des inventaires ou encore l’analyse des statistiques, sont autant de raisons qui peuvent rendre nécessaire l’implémentation d’un logiciel de restauration collective. Mais avant de choisir, vous devrez vous poser les bonnes questions. Nous allons ici essayer d’en faire le tour.
Objectifs et fonctionnalités des logiciels en restauration collective
Objectifs
Plusieurs objectifs incitent à l’utilisation d’un logiciel :
- Faciliter l’organisation des achats et des livraisons.
- Améliorer la gestion de l’établissement.
- Atteindre les objectifs fixés par la Loi EGalim.
- Mieux contrôler ses achats bio et locaux.
- Augmenter sa rentabilité.
- Apporter une vision d’ensemble pour les gestionnaires multisites.
- Faciliter la création des menus pour les chefs.
Il est difficile de citer toutes les raisons qui peuvent vous amener à considérer un tel investissement. Mais si vous reconnaissez certaines de vos problématiques quotidiennes dans la liste ci-dessus, il est probablement temps de vous poser les bonnes questions !
Fonctionnalités
Là aussi, les fonctionnalités vont varier d’une solution à l’autre. On notera d’ailleurs que certaines solutions sont généralistes et non pas destinées à la restauration collective en particulier. Le plus souvent, les fonctionnalités de base comportent l’accès à des bases produits, la gestion des achats, la création de menus, l’accès à un historique des commandes, mais aussi l’affichage des stocks ou encore l’édition de tableaux de bord dédiés au pilotage d’activité et au reporting. L’archivage des bons de commande, l’affichage de données multi sites pour les groupements ou encore une base de données pré-remplie et constamment actualisée pourraient également faire partie des sujets importants. Précisons que certains outils sont des logiciels web, accessibles sur tablettes, ordinateurs ou smartphones.
Bénéfices des logiciels de gestion dans le secteur de la restauration collective
Une gestion quotidienne améliorée
Un logiciel destiné à la restauration collective aura généralement pour finalité de faciliter le contrôle des coûts en temps réel, c’est-à-dire des dépenses réalisées comme de l’état des stocks. Par ailleurs, le choix de la solution doit vous permettre une visibilité accrue sur les l’atteinte des objectifs EGalim, que vous gériez une cantine scolaire, une maison de retraite ou un hôpital public. Nous y reviendrons.
La qualité de l’alimentation, les parts de bio et local, dans les menus et d’autres critères d’importance peuvent également être pilotés plus simplement. Enfin, qui dit pilotage dit tableaux de bord. Que vous gériez un ou plusieurs sites, un accès instantané à des tableaux de bord fiables et clairs dans leur présentation vous facilitera la gestion et l’analyse de données.
Personnalisation et gestion à distance
Les outils de gestion sont personnalisables et ergonomiques. Que vous soyez gestionnaire d’un restaurant collectif d’un collège, d’un lycée, d’un Ehpad, d’un hôpital ou d’une administration, le logiciel doit être adapté au fonctionnement de votre établissement. Vous pouvez également gérer votre établissement à distance, ce qui s’avère très pratique quand vous en avez plusieurs sous votre responsabilité.
Collaboration et communication interne
La communication au sein de l’équipe et avec les gestionnaires peut également se trouver améliorée par l’utilisation d’une solution logicielle. La centralisation et la rationalisation de la communication entre les différents départements sont alors essentielles pour assurer une communication simplifiée.
Communication avec les fournisseurs
Comme nous le verrons plus tard, certaines solutions peuvent aussi intégrer une messagerie permettant d’optimiser la communication avec vos interlocuteurs du quotidien. Le relationnel privilégié que vous avez avec vos fournisseurs peut s’en trouver amélioré, et la gestion du quotidien fluidifiée.
Logiciels en restauration collective, HACCP et Loi EGalim
HACCP
Ce système d’analyse des risques et de maîtrise des points critiques en restauration s’est désormais largement imposé dans les établissements français. En restauration collective, il vous permet un respect optimal de l’hygiène, en prévenant contre les risques sanitaires. Sachez que ce point peut également être couvert par un logiciel, si ce dernier intègre des fonctions de prévention des risques et de respect des mesures d’hygiène alimentaire.
Loi EGalim
La loi EGalim stipule une réglementation relative à la part d’alimentation durable, bio et locale dans vos menus. Elle lutte également contre le gaspillage alimentaire. Il n’est pas évident de veiller à l’application de la loi EGalim, tout en gérant son établissement. Certains logiciels automatisent ainsi le processus en prenant en compte ces paramètres à chaque commande d’approvisionnement et d’élaboration de menus.
La question de la formation
Passer de l’utilisation d’outils bureautiques à celle d’une solution dédiée peut faire un peu peur, comme tout changement d’habitudes. Cependant, le fournisseur ou l’éditeur de la solution sera à même de former vos équipes. Reste néanmoins à mesurer la complexité de la solution dans son utilisation quotidienne. N’oubliez pas que les différents utilisateurs ont fort à faire. Il est donc fortement recommandé d’opter pour une solution ergonomique et simple d’usage. La formation devra permettre à chacun d’intégrer l’ensemble des fonctionnalités et usages importants pour la réussite du projet.
Synthèse des bénéfices attendus
Un logiciel peut vous aider dans :
- La gestion comptable et financière de vos achats de denrées alimentaires.
- La création de repas et menus.
- La gestion des commandes et des livraisons.
- La gestion des stocks en temps réel.
- La réalisation d’une stratégie d’achats responsables.
- L’élaboration des inventaires.
- Le suivi et la traçabilité.
- Le reporting et l’analyse de données.
- La gestion des fournisseurs.
- Le respect des lois et mesures en vigueur.
- L’amélioration de la gestion quotidienne de votre établissement.
- L’optimisation des coûts et des marges.
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