Restaurants collectifs : comment éviter les ruptures de stocks
En restauration collective, éviter les ruptures de stocks permet de garder sa stratégie d’achat sous contrôle, respecter son budget et assurer la meilleure production possible.
Chefs de cuisine et acheteurs ont ainsi intérêt à identifier les risques de ruptures de stocks et maîtriser les bonnes pratiques permettant de les contenir. Nous allons voir ici qu’ anticipation et gestion sont les maîtres mots.
Rupture de stock : qu’est-ce que c’est
Le rupture de stock se traduit par l’absence d’un produit dans votre stock alors que la demande est bien présente. En restauration collective, la rupture de stock est problématique car elle oblige à réadapter sa production en jonglant avec les contraintes du secteur, qu’elles soient d’ordre économique et financier, nutritionnel, ou encore organisationnel.
Rupture produit : impact en restauration collective
Contrairement à la restauration traditionnelle privée qui propose des plats à la carte, la restauration collective n’est pas tenue de servir des plats proposés sur un menu à la disposition des convives. On pourrait donc en déduire qu’une rupture produit est moins problématique pour une cantine scolaire ou un restaurant d’hôpital public.
Cependant, de nombreux facteurs poussent les établissements de restauration collective à éviter les ruptures de stocks :
- Une bonne gestion budgétaire passe par l’établissement de plans alimentaires en amont ;
- Les établissements publics sont soumis à des contraintes particulières, telles que l’application du GEMRCN ou encore la gestion des PAI ;
- La préparation de repas en très grandes quantités nécessite de limiter au maximum les imprévus.
Les principales causes des ruptures de stocks en cuisine collective
On s’imagine spontanément que les ruptures sont le fait de la conjoncture économique et de la défaillance ponctuelle des fournisseurs.
Mais les restaurants collectifs ont des leviers d’actions, et la survenue de ruptures produits est souvent liée à un déficit de stratégie, d’anticipation ou de gestion :
- Manque de vision : si vous n’avez pas suffisamment anticipé vos plans alimentaires et menus, la surutilisation d’un aliment peut vous amener à en manquer de manière imprévue.
- Déficit de gestion administrative : attention à bien gérer vos feuilles de consommation journalière et bons d’économat. La production doit être documentée afin de pouvoir suivre à n’importe quel moment l’état du stock et anticiper des ruptures produits problématiques.
- Fonctionnement archaïque : de nos jours, il est indispensable de s’équiper d’un logiciel permettant de gérer vos achats et vos stocks alimentaires.
- Mauvaise anticipation du nombre de convives : il arrive que le nombre de convives diffère de vos prévisions et cela a un impact sur la consommation de produits ;
- Erreur d’inventaire : une erreur humaine dans le comptage ;
- Manipulation informatique erronée qui crée un décalage entre le théorique et le réel.
- Défaillance d’un fournisseur alimentaire : dans certains cas, votre prestataire ne dispose plus des produits qu’il a en catalogues ou se trouve dans l’impossibilité temporaire de vous livrer les produits prévus, et vous n’avez prévu de plan B ;
- Effets de saisonnalité : ils sont fréquents en restauration collective, surtout pour les établissements qui travaillent avec des produits du terroir.
Pratiques clés pour éviter les ruptures de stocks en restauration collective
Il convient donc d’identifier les pratiques vertueuses qui peuvent vous permettre d’anticiper et de gérer d’éventuelles ruptures de stocks.
Comme souvent en restauration collective, ces solutions peuvent se situer à différents niveaux, tels que la stratégie d’achats ou le recours aux procédures de marchés publics. La gestion quotidienne et la production ne sont pas en reste. En somme, toutes les ressources impliquées dans le pilotage, la gestion, la restauration et les achats doivent être mobilisés et prendre part au processus.
Voyons maintenant quelques leviers actionnables :
- Réalisez vos plans alimentaires et menus en amont ;
- Passez vos commandes en amont ;
- Communiquez régulièrement avec vos fournisseurs pour les tenir informés de l’évolution de votre activité ;
- Ajoutez une clause contractuelle indiquant qu’en cas de rupture, le fournisseur doit proposer un produit de substitution au même prix ;
- Lancez des appels d’offres en multi attribution pour assurer vos arrières ;
- Mettez en place un système de fiches inventaires ;
- Utilisez une logiciel web qui intègre les fonctions d’achats et de contrôle des stocks ;
- Mobilisez le personnel autour de cet important sujet : chacun doit être conscient de l’impact d’une bonne gestion des stocks sur l’activité et le budget d’un restaurant collectif.
- Surveillez le taux de rotation des stocks.
Astuce de chef : prévoyez un menu de substitution (entrée / plat / dessert), en épicerie de préférence, qui permet de remplacer un produit manquant.
Stock d’alerte : une pratique sécurisante en restauration
Conseil pratique : instaurez le principe d’un stock d’alerte ou stock critique. Ce niveau de stock minimum déclenche une nouvelle commande lorsqu’il est atteint, et peut se révéler important sur certains produits qui comptent particulièrement dans votre activité de restauration collective.
Conclusion
La période d’inflation et les tensions économiques et commerciales que nous connaissons peuvent générer des risques de ruptures de stocks pour les acteurs de la restauration collective. Mais les gestionnaires, acheteurs et autres chefs de cuisines disposent de certains leviers qui leur permettent d’anticiper et gérer ces imprévus.
Entre pilotage stratégique, marchés publics et gestion de production, les différents conseils que nous venons de parcourir sont des fondamentaux à intégrer au management de vos établissements. Pour aller plus loin, contactez-nous afin de faire progresser votre stratégie d’achat !
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